No final de 1940, a Toyota encontrou um novo processo de engenharia que poderia ser empregado em seus negócios. Sabe onde? Por incrível e mais improvável que possa parecer, dentro de um supermercado. Mas, antes de contar essa história, preciso te explicar o significado do Kanban. Bem, Kanban é uma palavra japonesa (lógico) e seu significado literal é “cartão” ou “sinalização”. É um método para a implantação de mudanças que não prescreve papéis ou práticas específicas. Em vez disso, oferece uma série de princípios que buscam melhorar o desempenho e reduzir desperdício, eliminando atividades que não agregam valor para a equipe.

Voltando à história do Kanban (breve história)…

Como dizia, a Toyota começou a estudar supermercados com a ideia de aplicar técnicas de “prateleira” nos processos da fábrica. Eles perceberam que os funcionários apenas reabasteciam as prateleiras quando o produto estava perto de se esgotar, o espaço para cada item era limitado e por isso somente quando necessário novos itens eram adicionados. Observaram que em um supermercado, os clientes obtinham somente a quantidade necessária do produto que desejavam e no momento necessário, ou seja, nem mais nem menos. Essas observações fizeram os engenheiros da Toyota visualizar um processo que refletia de acordo os processos anteriores, por exemplo, uma peça poderia ser produzida se a anterior a ela já estivesse vendida. A Toyota passou então a utilizar um kanban (ou seja, um cartão visual) para sinalizar passos em seus processos de fabricação. A forte natureza visual do sistema Kanban permitiu que as equipes se comunicassem com mais facilidade, organizando e melhorando o que e quando deveria ser feito.

O Kanban está relacionado com o conceito de Pull Systems (sistemas de produção puxados), a grande maioria das indústrias utilizavam o conceito de Push Systems (sistemas de produção empurrada). Um sistema de produção empurrada se caracteriza por iniciar a produção antes de ocorrer uma real demanda, ou seja, o processo recebe uma ordem de produção e executa, empurrando o resultado da operação atual para a operação seguinte. Um sistema de produção puxado se caracteriza por iniciar a produção quando um item é vendido, gerando demanda para a fabricação de outro, assim cada operação do processo é alimentada pela demanda da etapa anterior.

Kanban e desenvolvimento de software

Alguns anos depois, mais precisamente em setembro de 2006, o então diretor sênior de engenharia da Corbis (empresa fundada por Bill Gates), David J. Anderson, decide projetar um sistema Kanban que substituiria a então abordagem existente para atualização de aplicativos. Em janeiro de 2007, depois de uma série de lançamentos bem sucedidos, as melhorias de processos começaram a estagnar. Logo, Darren Davis, gerente de desenvolvimento, sugere a David J. Anderson que o fluxo de trabalho deveria ser visualizado e que um quadro branco, com alguns cartões colados, deveria ser pendurado na parede. A ideia havia surgido de um dos membros da equipe de Darren Davis e havia sido muito bem aceita pelo mesmo. Com o passar dos meses novas atualizações como, limite de quantidade de trabalho em andamento (WIP), foram implementadas. Os resultados preliminares do uso do Kanban na Corbis foi apresentado nas conferências, “Lean New Product Development” e “Agile 2007”. Desde então, o Kanban vem ganhando respeito na comunidade de desenvolvimento de software e mais empresas passaram a adotá-lo.

Mas, como o Kanban funciona hoje?

Hoje em dia a informação pode chegar de qualquer lugar e por qualquer dispositivo, apesar de estarmos armados com smartphones, tablets e computadores de ultima geração, a sobrecarga de informação insiste em nos perturbar. E-mails, planilhas, listas de tarefas e relatórios estão em todas as partes. Mas, quando eles não se encaixam em uma informação textual única, a sua eficácia fica menor do que você imagina. Minha mãe sempre diz: Uma imagem vale mais que mil palavras. Não é que ela está certa! Estudos científicos comprovam que o cérebro processa uma informação visual 60 mil vezes mais rápido do que em texto. Sem falar que à retina está ligada a 40% de todas as nossas fibras nervosas. Fantástico!

O Kanban lhe ajuda a assimilar e controlar o progresso de suas tarefas de forma visual. É, normalmente, utilizado um quadro branco com alguns pequenos papéis (Post-it) colados, esses papéis representam as suas tarefas, ao termino de cada tarefa o papel é puxado para a etapa seguinte até que a mesma seja finalizada. Ao olhar para um quadro Kanban é fácil enxergar como o trabalho seu e de sua equipe fluem, permitindo não só comunicar o status, mas também dar e receber feedbacks. O Kanban faz você falar sem sequer abrir a boca, ele consegue levar informações que normalmente seriam escritas de maneira rápida, prática e objetiva. Ah, então deixa eu te mostrar uma imagem do quadro Kanban… 

Um quadro Kanban simples

Princípios fundamentais

O Kanban está ganhando força como uma forma de implementar métodos ágeis e gestão enxuta em empresas ao redor do mundo. Se alguém me perguntasse qual método ágil começar, eu diria Kanban. O Kanban é um dos métodos de desenvolvimento de software menos prescritivo, se tornando adaptável a quase qualquer tipo de cultura. No início desse artigo você pôde enxergar nos processos de fabricação da Toyota, elementos fundamentais do Kanban. Segundo David J. Anderson, o Kanban possui apenas cinco prescrições, são elas:

Visualizar o fluxo de trabalho (workflow)

Quando criamos um modelo visual do fluxo de trabalho da equipe, fica possível identificar o que realmente está sendo feito. O trabalho se torna visível, gerando uma serie de benefícios como, foco no “todo”, transparência e identificação de desperdícios. Todos podem enxergar o contexto do outro, levando instantaneamente o aumento da comunicação e colaboração. A visibilidade vai permitir que você perceba o impacto das mudanças.

Sempre que um gargalo é encontrado, você começa a imaginar um processo para sua resolução. O Kanban lhe proporciona uma visão ampla do que está sendo feito, em qual etapa, o que está pronto, quanto está pronto e o quanto a equipe consegue entregar, lhe concedendo previsibilidade. Dessa forma, você terá em mãos um maior planejamento e saberá quando assumir novas responsabilidades, pois conseguirá enxergar a capacidade de trabalho da equipe.

Limitar a quantidade de trabalho em andamento (WIP)

A sigla WIP (Work in process) é muito usada quando falamos de Kanban e nada mais é do que o trabalho em andamento. Ao limitar o WIP, o ritmo da equipe se torna equilibrado, ela não se compromete com muito trabalho de uma só vez e reduz o tempo gasto em um item. Evitamos também problemas causados pela alternância de tarefas, reduzindo a necessidade de priorizar constantemente itens. Um ótimo exemplo de WIP pode ser encontrado no palácio imperial do centro de Tóquio, no Japão. Lá o Kanban é utilizado como uma forma de sinalizar a necessidade de puxar mais trabalho.

Como assim? Usando Kanban em um parque? Sim, é necessário controlar o número de pessoas que estão dentro do parque, pois muitas o visitam e é preciso o mínimo de organização para que todos possam aproveitar da melhor maneira o passeio. Ao entrar no parque você recebe um cartão (kanban) e ao sair deve devolver o mesmo cartão, dessa forma se consegue saber a quantidade de pessoas que estão dentro do parque. Essas pessoas que estão dentro do parque é o que podemos relacionar como WIP (trabalho em andamento). Podemos enxergar então que o Kanban não é apenas um quadro branco, ele vai além e pode ser utilizado em vários contextos.

Gerenciar e medir o fluxo

Usando limites de trabalho em andamento você pode otimizar o seu sistema Kanban para melhorar o fluxo de trabalho da sua equipe, coletando métricas e até mesmo obtendo indicadores de problemas futuros. O Kanban promove a colaboração contínua e incentiva o aprendizado e a melhoria do seu trabalho. Porém, antes de melhorar é preciso saber onde. Você pode descobrir isso olhando e entendendo como o trabalho está fluindo, analisando as áreas problemáticas em que o fluxo está parado e indefinido, e em seguida implementando mudanças que favoreçam a melhoria. Torne a repetir esse ciclo para entender se realmente as mudanças estão tendo um impacto positivo ou não.

Tornar as políticas do processo explícitas

Há muitas maneiras de modificar um quadro Kanban para fazer políticas de processo explícitas. Uma delas, é redesenhar o quadro para especificar como os fluxos de trabalho devem ocorrer. Outra, é a utilização de limites de WIP para explicitar políticas sobre o quanto de trabalho em progresso podemos assumir. Não é possível melhorar algo que você não entende. Por isso, é preciso definir, divulgar e socializar o processo, assim todos terão uma ideia explícita de como as coisas funcionam e de como o trabalho realmente é feito.

Usar modelos para reconhecer oportunidades de melhoria

Se você não está melhorando continuamente, mas está cumprindo todos os outros requisitos do método Kanban, você está fazendo errado. É como utilizar uma metodologia ágil, mas não ser ágil. Não sei se já ouviu falar sobre Kaizen (não é Kaiser “cerveja”), mas ela é parte fundamental para usar o Kanban de forma eficaz. Kaizen é uma palavra que, geralmente, significa melhoria contínua. O Kanban sugere que modelos sejam usados para implementar mudanças contínuas, incrementais e evolutivas. Existem vários modelos que você pode usar, incluindo:

• TOC
• System thinking
• 3ms

Classificação de itens e hierarquia

A classificação de itens vai de equipe para equipe, não existe uma regra que dite quais tipos de itens devem ser utilizados, eles são definidos de acordo o processo de trabalho da equipe. Podemos citar alguns exemplos de item, como: Defeito, tarefas, estória de usuário, recurso, casos de uso, sugestão de melhoria, enfim, é possível classificar o item em diferentes tipos de demanda. Fica a seu critério identificar os itens referentes ao seu contexto, porém, leve em conta itens que referencie bem a classificação de seu quadro. Muitas vezes encontramos no Kanban itens que são mais abrangentes, requerendo assim uma hierarquia de rompimento. Vou citar para você três tipos de hierarquias que são comumente utilizadas, são elas:

Épicos (Epics)

Um épico é uma grande estória. Quando uma solicitação é muito extensa necessita ser quebrada em partes menores (estórias). Isso ajuda a manter princípios ágeis como, por exemplo, entregar software funcionando com frequência.

Estória de usuário (User Story)

Uma estória de usuário pode ser caracterizada como uma curta e simples descrição de um recurso. Ela pode ser contada a partir da perspectiva da pessoa que deseja a nova capacidade, usualmente de um usuário ou cliente do sistema. Para criar uma estória de usuário você pode seguir o seguinte formato: Como/Sendo <quem>, eu quero/gostaria/devo/posso <o que>, para que/de/para <porque/resultado>.

Tarefas (Tasks)

As tarefas são os elementos de uma estória. Por exemplo, se a estória de usuário é “Como usuário comum, eu quero me cadastrar na landing page através do formulário no topo, por que desejo receber o ebook prometido”, uma tarefa dessa estória poderia ser “Integrar API de email ao formulario”. Estórias de usuário que são muito pequenas, podem não ter a necessidade de ser divididas em tarefas.

Evidenciando um quadro Kanban

Podemos ver abaixo um típico quadro Kanban comumente utilizado por equipes de desenvolvimento de software. Nele podemos identificar muitos pontos interessantes. Então, vamos à eles.

Buffer

Perceba que este quadro contém 6 colunas (Fazer, Desenvolver, Fila p/ Teste, Teste, Implantar e Feito). A coluna que antecede o Teste (Fila p/ teste) é o que chamamos de Buffer. Buffer é o conceito de fila antes do gargalo, ou seja, é o que antecede a atividade e está aguardando para ser puxado. O Buffer faz com que a equipe mantenha um ritmo e priorize melhor o trabalho, pois desta forma sempre haverá trabalho disponível para ser puxado.

Priorização de itens

Veja que os cartões não estão bagunçados no quadro, ou seja, existe uma priorização de itens. Neste caso, os defeitos estão sempre acima, pois encadeiam uma maior prioridade, após eles as tarefas recebem um peso posterior e depois os recursos. A identificação pode ser feita por cores conforme a imagem acima ou por pontos. Essa priorização faz com que a equipe saiba em que trabalhar primeiro, agregando mais valor ao processo.

Limite WIP

Em cada coluna existe um número. Este número é o limite WIP, ou seja, o limite de trabalho em andamento que pode estar naquela coluna. Perceba, por exemplo, que a coluna “Desenvolver” ainda poderia receber mais um cartão.

Agora, vamos observar um outro quadro e identificar mais algumas características.

Observe que continuamos com as mesmas colunas, porém, existe uma diferença se comparado ao quadro anterior. Existe uma divisão no quadro que separa o fluxo de trabalho em dois, mas por que?

Raias

Essa divisão é o que conhecemos como raias. O nome remete a uma raia de natação, onde um nadador possui velocidade ou direção diferente do nadador na raia ao lado. Essa é uma excelente forma de controlar a demanda, onde em cada raia um fluxo é distinto do outro. No nosso caso perceba que as raias são totalmente diferentes, por exemplo, na coluna “Fazer” a raia de cima possui um limite WIP de 3 cartões enquanto a raia abaixo possui um limite WIP de 6 cartões. As raias foram divididas por tipo de item (BUGS e TAREFAS), porém, você pode dividir de acordo a sua necessidade, podendo optar também por classe de serviço, prioridade ou tamanho.

Os cartões de parede (Cards Wall)

É importante que os cartões possuam informações simples e descritivas. Na imagem acima é possível perceber que a informação foi atribuída de maneira organizada, observe que no topo do cartão, da esquerda para direita, temos um código (#1234) que simboliza o número do item. Esse número poderia ser a representação de um código retirado de algum sistema de controle, onde lá mais informações poderiam ser encontradas. Ao lado, existe uma data (23/10/2014) que representa a entrada desse item, ela é considerável por que evidência o que está sendo mantido a mais tempo no sistema Kanban. Ela poderia também representar o limite, as vezes existem requisitos que precisem de uma data limite, sendo assim, é interessante analisar se para você é mais viável manter essa data como limite ou entrada, porém, caso decida por uma, faça os outros cartões seguirem o mesmo padrão, evitando assim confusões.

Logo abaixo temos uma descrição. Observe que ela é curta e simples, é sempre contada a partir da perspectiva da pessoa que deseja a nova funcionalidade. Normalmente, seguem um modelo simples como, por exemplo, “Como/Sendo <quem>, eu quero/gostaria/devo/posso <o que>, para que/de/para <porque/resultado>“. Por fim, duas inicias (K. B.) são vistas ao final do cartão, elas representam o nome do responsável naquele momento pelo item, no caso Kleber Bernardo, ou seja, eu.:) Você poderia também inserir o nome completo ou colar um avatar que representasse o responsável.

Benefícios do Kanban

Para ficar mais claro que você deve usar o Kanban e ainda hoje, vou dar alguns bons motivos para você utilizá-lo. No meu ponto de vista, a redução de desperdício e de custo são os benefícios mais importantes para uma empresa/equipe que deseja ampliar seus objetivos. Deixa eu te mostrar todos eles:

• Tempo de ciclo curtos, oferecendo recursos mais rapidamente;
• Melhor gestão nas mudanças de prioridade;
• Requer menos organização;
• O processo é simplificado;
• Maior visibilidade dos projetos;
• Redução de desperdício;
• Redução de custo;
• Elimina atividades que não agregam valor para a equipe;
• Melhora a motivação e desempenho da equipe.

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Um grande abraço e até a próxima!